Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d)

In der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften ist die folgende Position zu besetzen:
Teamassistentin / Office Managerin (m/w/d)
An der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften lehren und forschen über 30 Professorinnen sowie etwa 85 wissenschaftliche Mitarbeiterinnen in den Bereichen Betriebswirtschaftslehre, Volkswirtschaftslehre und Empirische Methoden. Unterstützt wird das wissenschaftliche Personal durch ein engagiertes Verwaltungsteam.
Für das Department "Management Science Business Analytics" suchen wir eine Teamassistenz als Office Manager*in (m/w/d) zur Unterstützung administrativer und organisatorischer Aufgaben.

Ihre Aufgaben

• Führung eines Sekretariats (55 %), insbesondere Bearbeitung eingehender Post, Telefonate und Mails, schriftliche und mündliche Korrespondenz und Lektorat (auch in englischer Sprache), Unterstützung bei Beschaffungsangelegenheiten, Überwachung der Haushaltskonten, fortlaufende Pflege von Datenbanken und Webseiten, Organisation von Terminen und Dienstreisen, Abrechnung von Reisekosten, Verwaltung und Organisation von Personalangelegenheiten (u. a. Überwachung der Beschäftigungsdauer von wissenschaftlichem Personal und Hilfskräften), Mitwirkung bei der Organisation von wissenschaftlichen Fachtagungen, Mitwirkung bei administrativen Aufgaben im Bereich Lehre, Verwaltung, Prüfungen
• verwaltungsmäßige Mitwirkung bei der Vorbereitung und Durchführung von Forschungs-/Drittmittelprojekten (45 %), insbesondere übergreifende Finanzplanung und laufende Überwachung, Vorbereitung der Mittelabrufe und Verwendungsnachweise

Ihr Profil

Das erwarten wir

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellter bzw. Angestelltenlehrgang I, Industriekauffraumann, Kauffraumann für Büromanagement, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellter etc.)
• alternativ: sonstige geeignete abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger entsprechender Berufserfahrung
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• souveräner Umgang mit MS-Office (Word, PowerPoint, Excel) sowie E-Mail-Kommunikation
• gutes Gespür für Zahlen
• Erfahrung bei der unterstützenden Abwicklung von Haushaltsangelegenheiten (insb. Finanzplanung und -überwachung)
• strukturierte, detailgenaue und sehr selbstständige Arbeitsweise
• hohes Verantwortungsbewusstsein
• ausgeprägte Teamfähigkeit
• gute Kommunikationsfähigkeit und ausgeprägte Serviceorientierung

Das wünschen wir uns

• einschlägige Berufserfahrung
• Erfahrung in der Hochschulverwaltung
• Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit SAP

Unser Angebot

• Vergütung nach E8 TV-L
• unbefristet
• Teilzeit 50 %
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• sicherer Arbeitsplatz
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)

Interessiert?
Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den folgenden Link erreichen:
Bewerbungsfrist : 07.05.2025
Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.