Stellenausschreibung an der HSF NRW - Vorzimmer der Leitung mit Zusatzaufgaben im Lehrorganisationsbereich III (m/w/d)
Ihre Aufgaben bei uns:
Sie pflegen den Terminkalender der Hochschulleitung, übernehmen die Terminkoordination und organisieren die Senatssitzungen der Hochschule.
Sie managen das Büro und allgemeine administrative Aufgaben selbständig. Darunter fällt insbesondere die Bearbeitung von Post- und E-Mail-Eingängen. Interne und externe Korrespondenz der Leitung wickeln Sie ab.
Eingehende Telefonate nehmen Sie zuverlässig entgegen und stellen den Kontakt zur Schulleitung aber auch zu anderen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern her.
Sie betreuen die Besucherinnen und Besucher der Leitung der Hochschule.
Veranstaltungen und Besprechungen werden von Ihnen organisiert und vorbereitet. Darunter fallen auch die Bereitstellung und Prüfung der Bewirtung.
Unter Ihre zusätzlichen Aufgaben im Lehrorganisationsbereich fallen insbesondere
die Einteilung der Vertretung bei Lehrveranstaltungen,
die Einstellung und ggf. Pflege von Dateien u. a. in ILIAS, der Lernplattform der HSF,
die Unterstützung bei der Erstellung von Auswertungen und Beantwortung von Anfragen sowie
die allgemeine Kommunikation mit Studierenden und Lehrenden.
Erforderlichenfalls erledigen Sie Sonderaufgaben nach Weisung der Hochschulleitung.
Das erwarten wir von Ihnen:
Sie haben eine abgeschlossene verwaltungsnahe kaufmännische Ausbildung zum Beispiel als
Verwaltungsfachangestellte bzw. Verwaltungsfachangestellter oder
Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement.
Insbesondere in Word und Excel sind Sie sicher unterwegs.
Sie können sich mündlich und schriftlich gut ausdrücken, treten freundlich und sicher auf, mögen den Kontakt zu Menschen und sind teamfähig. Auch an stressigen Tagen behalten Sie Ruhe.
Ihr Organisationsgeschick stellen Sie in einer selbständigen und verantwortungsbewussten Arbeitsweise unter Beweis. Dabei finden Sie auch kreative und innovative Lösungen.
Sie besitzen die Bereitschaft, sich in Fachprogramme wie zum Beispiel Antrago einzuarbeiten.
Erfahrungen im Rahmen einer mehrjährigen Berufserfahrung, die die Erledigung der oben aufgeführten Aufgaben unter Beweis stellen, sind wünschenswert aber nicht zwingend erforderlich.
Sie sind flexibel in Ihrer Arbeitszeit und stehen auch einem frühen Dienstbeginn grundsätzlich positiv gegenüber.
Das bieten wir Ihnen
Das Arbeitsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) und ist nach Übertragung entsprechender Aufgaben bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L bewertet. Ihre Altersvorsorge wird durch eine Zusatzabsicherung bei der VBL ergänzt.
Die 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr können nach Absprache im Team flexibel eingesetzt werden.
Parkplätze stehen in unmittelbarer Nähe zum Büro zur Verfügung.
Ihre Bewerbung:
Ihre Bewerbung richten Sie bitte mit aussagekräftigen Unterlagen (tabellarischer Lebenslauf, Kopien aller Abschlusszeugnisse und Nachweise der abgelegten Prüfungen/Fortbildungen, Arbeitszeugnisse, Nachweise über ggf. vorliegende Schwerbehinderungen, ggf. Angabe der bisherigen Eingruppierungen oder Einreihungen) unter Angabe Ihrer Telefonnummer und Ihrer E-Mail-Adresse bis zum 27.10.2024 ausschließlich in elektronischer Form an die
Hochschule für Finanzen NRWPersonalabteilungSchloss59394 Nordkirchen
an bewerbungen-5019@fv.nrw.de.
Mit der Abgabe Ihrer Bewerbung erklären Sie sich gleichzeitig einverstanden, dass erforderliche Daten im Rahmen des Auswahlverfahrens vorübergehend gespeichert werden.
Das Land NRW fördert die berufliche Entwicklung von Frauen. Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich gewünscht. In Bereichen, in denen Frauen noch unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Die Finanzverwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen sieht sich in besonderer Weise der gleichberechtigten Teilhabe von Menschen mit Behinderung am gesellschaftlichen Leben verpflichtet. Daher sehen wir nicht nur den Bewerbungen von schwerbehinderten und ihnen gleichgestellten Menschen sehr gerne entgegen, sondern wir werden sie bei gleicher Eignung und vorbehaltlich gesetzlicher Regelungen bevorzugt berücksichtigen.
Die Ausschreibung richtet sich ausdrücklich auch an Personen mit Migrationshintergrund.
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