Office Manager*in (m/w/d)

In der Fakultät für Psychologie und Sportwissenschaft, Abt. Sportwiss. ist die folgende Position zu besetzen:

Office Manager*in (m/w/d)

Die Universität Bielefeld wurde im Jahr 1969 mit explizitem Forschungsauftrag und hohem Anspruch an die Qualität einer forschungsorientierten Lehre gegründet. Für rund 25.000 Studierende und ca. 3.500 Bedienstete umfasst sie heute 14 Fakultäten: Geistes-, Natur-, Sozial- und Technikwissenschaften bis hin zu Medizin. Sie ist ein attraktiver, familiengerechter Arbeits- und Studienort, der sich durch eine offene Kommunikationskultur, gelebte Interdisziplinarität, Vielfalt und die Freiheit zur persönlichen Entfaltung auszeichnet.
Die Abteilung Sportwissenschaft sucht einen hoch motivierten und engagierten Mitarbeiterin in den Arbeitsbereichen Sport und Gesellschaft und Sport und Ökonomie.

Ihre Aufgaben

• Führung eines Sekretariats (55 %), insbesondere Bearbeitung eingehender Post, Telefonate und Mails, schriftliche und mündliche Korrespondenz und Lektorat (auch in englischer Sprache), Unterstützung bei Beschaffungsangelegenheiten, Überwachung der Haushaltskonten, fortlaufende Pflege von Datenbanken und Webseiten, Organisation von Terminen und Dienstreisen, Abrechnung von Reisekosten, Verwaltung und Organisation von Personalangelegenheiten (u. a. Buchung von Personal und Überwachung der Laufzeit von wissenschaftlichem Personal und Hilfskräften), Mitwirkung bei der Organisation von wissenschaftlichen Fachtagungen, Mitwirkung bei administrativen Aufgaben im Bereich Lehre, Verwaltung, Prüfungen
• verwaltungsmäßige Mitwirkung bei der Vorbereitung und Durchführung von Forschungs-/Drittmittelprojekten (45 %), insbesondere übergreifende Finanzplanung und laufende Überwachung, Vorbereitung der Mittelabrufe und Verwendungsnachweise

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Ihr Profil

Das erwarten wir

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellter bzw. Angestelltenlehrgang I, Industriekauffraumann, Kauffraumann für Büromanagement, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellter etc.)
• alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation in Verbindung mit mindestens zweijähriger geeigneter praktischer Erfahrung
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache
• sicherer Umgang mit MS-Office (Word, PowerPoint, Excel) sowie Internetkommunikation (E-Mail)
• sicherer Umgang mit SAP
• gutes Gespür für Zahlen
• strukturierte, detailgenaue und sehr selbstständige Arbeitsweise
• hohes Verantwortungsbewusstsein
• ausgeprägte Teamfähigkeit
• gute Kommunikationsfähigkeit und ausgeprägte Serviceorientierung

Das wünschen wir uns

• einschlägige Berufserfahrung
• Erfahrung in der Hochschulverwaltung
• Erfahrung bei der unterstützenden Abwicklung von Haushaltsangelegenheiten

Unser Angebot

• Vergütung nach E8 TV-L
• unbefristet
• Teilzeit 70 %
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• sicherer Arbeitsplatz
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)

Interessiert?
Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung. Bitte nutzen Sie hierzu vorzugsweise unser Online-Formular, welches Sie über den folgenden Link erreichen: https://uni-bielefeld.hr4you.org/job/apply/3853/office-manager-in-m-w-d?...
Bewerbungsfrist : 12.12.2024
Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert. Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk. Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen.