Mitarbeiter am Empfang (M/W/D) und Bürokraft (M/W/D)

Eine Bürokraft (M/W/D) oder Mitarbeiter am Empfang (M/W/D) ist eine zentrale Anlaufstelle in Unternehmen und Organisationen. Sie übernimmt administrative und organisatorische Aufgaben, die den reibungslosen Ablauf des Büroalltags sicherstellen. Dazu gehört die Begrüßung von Kunden, Besuchern oder Geschäftspartnern, sowie die Koordination und Weiterleitung von Telefonanrufen und E-Mails. Darüber hinaus unterstützt sie bei der Terminverwaltung, Postbearbeitung und Dokumentenorganisation. Häufig ist sie auch für die Vorbereitung von Besprechungen, Konferenzräumen und die Bewirtung von Gästen verantwortlich.

Aufgaben

• Empfang und Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern
• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen und E-Mails
• Posteingang und -ausgang verwalten
• Verwaltung von Terminen und Kalendern
• Organisation von Meetings und Besprechungen
• Allgemeine Verwaltungs- und Büroaufgaben wie Ablage, Datenpflege und Bestellungen von Büromaterial
• Unterstützung bei internen und externen Kommunikationsaufgaben
• Pflege und Aktualisierung von Kunden- und Lieferantendaten

Anforderungen

• Freundliches, gepflegtes Auftreten und gute Kommunikationsfähigkeiten
• Organisationstalent und Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten
• Sicherer Umgang mit Bürosoftware (z. B. MS Office)
• Kunden- und Serviceorientierung
• Belastbarkeit und Flexibilität, um in einem oft hektischen Arbeitsumfeld zu agieren
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Fremdsprachenkenntnisse (z.B. Englisch) sind von Vorteil