Büroorganisation im Bereich der Hausverwaltung (m/w/d)

Stellenbezeichnung

Büroorganisation im Bereich der Hausverwaltung (m/w/d)

Beschreibung

Büroorganisation im Bereich der Hausverwaltung (m/w/d)

Als Büroorganisatorin im Bereich der Hausverwaltung (m/w/d) besteht ihre Aufgabe in der Organisation von Handwerkeraufträgen, Pflege unseres Eigentümer- bzw Auftragsportals sowie die dazu gehörende Verbuchung von Geschäftsvorfällen und dem Zahlungsverkehr. Ebenso erstellen Sie Ableseunterlagen zusammen oder werten diese aus. im Rahmen von wiederkehrenden Prüfungen vereinbaren Sie Termine in fakturieren die Einsätze im Anschluss.
Zuständigkeiten / Hauptaufgaben

• Anforderung von Angeboten und Beauftragung nach Absprache
• Dokumentation im unserem Portal für interne & externe Benutzer
• Buchen von Geschäftsvorfällen ggf auch nach entsprechender Vorkontierung.
• Erfassen der Eingangsrechnung zur Zahlung
• Archivieren Belegen zu den Einzelnen Projekten im Projektüberwachungssystem
• Organisation von Ablesungen oder Prüfungen in den Gebäuden
• Terminkoordination- und Absprache mit Kunden.
• Annahme von Telefongesprächen und Aufnahme in unser Projektsystem.
• Verkauf von Kaminholz, Dienstleistungen und Produkten nach entsprechender Einweisung.
• Erfüllung weiterer anfallender Aufgaben nach Bedarf.

Qualifikationen / Anforderungen

Anforderungen

• Administrative Erfahrung
• Gute Organisationsfähigkeiten, Fähigkeit zur Arbeit unter Druck und gute Kommunikationsfähigkeiten.
• Erfahrung im Umgang mit Microsoft Word, Excel und Outlook ist unbedingt erforderlich.
• Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen und Fähigkeit, diese mit der gebotenen Sorgfalt zu behandeln.
• Bestehende Erfahrungen mit Dokumenten / Informations-Management-Systemen sind von Vorteil.

Kernkompetenzen:

• Kundendienstorientierung
• Flexibilität
• Proaktivität
• Kommunikationsfähigkeiten

Leistungen der Anstellung
Wir bieten eine Beschäftigung in einem kleinen familiären Team.
Das heißt für uns, dass der Chef & die Chefin täglich im Büro sind und aktiv im Tagesgeschäft eingebunden sind. Die Einarbeitung erfolgt durch den Chef oder die Kollegen.
Durch die Verknüpfung mit unseren anderen Firmen kommen Sie auch in Kontakt mit unserer Hausverwaltung und unserem Spezialzaunbau.
Kontakte
Zur Bewerbung nutzen Sie bitte das Telefon oder nutzen Sie unsere Bewerbungsformular. Die persönliche Vorstellung ist für uns jedoch auch sehr wichtig...
Wann rufen Sie uns an? Mit 0177 300 6676 kommen Sie am schnellsten zu einem Vorstellungstermin...