Assistentin/Assistent (w/m/d) für das Sekretariat der Regionaldirektionsleitung

Bewerben Sie sich bis spätestens 06.12.2024

IHRE AUFGABEN

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• Sie unterstützen die Leiterin der Regionaldirektion professionell in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben und stellen einen reibungslosen Tagesablauf durch eine eigenständige Büroorganisation sicher
• Sie koordinieren und planen die Termine und Dienstreisen, organisieren Besprechungen und Sitzungen und übernehmen die Protokollführung und Bewirtung
• Im engen Austausch mit der Leiterin der Regionaldirektion bereiten Sie souverän unterschriftsreife Korrespondenz, Reports (Statistiken) und Präsentationen vor
• Sie kümmern sich um den Empfang, die Betreuung und Bewirtung von Gästen
• Sie koordinieren und verwalten das Beschwerdemanagement der Leiterin der Regionaldirektion
• Sie koordinieren und verwalten das Thema Sicherheit und Gesundheit in der Regionaldirektion Westfalen-Lippe
• Sie erledigen sonstige zugewiesene Aufgaben

IHR PROFIL

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• Sie haben eine dreijährige Ausbildung abgeschlossen, in der für den Tätigkeitsbereich relevante Kompetenzen und Kenntnisse vermittelt wurden
• Sie waren mindestens ein Jahr in einer vergleichbaren Funktion als Assistentin/Assistent bzw. Sekretärin/Sekretär tätig
• Sie haben einen guten Überblick über die Aufgaben und Organisation der Unfallkasse NRW
• Sie überzeugen mit einer ausgeprägten Kommunikationsfähigkeit und einer guten mündlichen und schriftlichen Ausdrucksweise
• Sie sind ein Organisationstalent und wickeln eigenverantwortlich, strukturiert, zuverlässig und ergebnisorientiert alle administrativen Aufgaben des Sekretariats der Regionaldirektionsleitung ab
• Sie gehen diskret und vertraulich mit sensiblen Informationen um
• Sie überzeugen mit Ihrem freundlichen und serviceorientierten Wesen
• Sie arbeiten routiniert mit den Microsoft Office Programmen Outlook, Word, PowerPoint und Excel sowie modernen Videokonferenzsystemen
• Ihnen ist es möglich, an geplanten Besprechungen und Sitzungen teilzunehmen

Darüber hinaus von Vorteil:

• Sie verfügen über einen sicheren Umgang mit GUSO²

UNSER ANGEBOT

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Eine unbefristete Teilzeitstelle im Umfang von 50 % (zzt. 19,5 Stunden/Woche), Arbeitstage in der Regel montags bis mittwochs, mit einer Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TVöD-VKA.

• Moderner & krisenfester Arbeitsplatz Wir bieten Ihnen einen modernen und zukunftssicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst.
• Life Balance Vielfältige Teilzeitmöglichkeiten und mobiles Arbeiten ermöglichen individuelle Rahmenbedingungen, die Ihnen helfen, Beruf, Familie und Freizeit miteinander zu vereinbaren.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung Sie haben die Möglichkeit, durch Gleitzeit Ihren täglichen Stundenrahmen und damit Ihre Arbeitsdauer selbst zu bestimmen - im Rahmen der erwarteten Erreichbarkeit Ihrer Abteilung.
• Umfangreiche (tarifliche) Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes Ergänzend zu Ihrem Gehalt bieten wir Ihnen u. a. eine betriebliche Altersversorgung, eine Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen und eine leistungsorientierte Prämie. Ihnen stehen 6 Wochen Urlaub zu sowie zusätzlich bezahlte Freistellung an Heiligabend und Silvester.
• Fortbildung Sie werden vom 1. Tag an bei Ihrer fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung unterstützt und können aus zahlreichen internen und externen Angeboten wählen - ob in Vollzeit, Teilzeit oder befristet angestellt.
• Gute Verkehrsanbindung Erreichen Sie Ihren Arbeitsplatz fußläufig von nahegelegenen Bus- und Bahnhaltestellen oder parken Sie entspannt direkt an Ihrem Arbeitsplatz.
• Chancengleichheit und Vielfalt Wir setzen uns für eine diskriminierungsfreie und chancengleiche Arbeitskultur ein. Auch das Thema Inklusion hat bei uns einen hohen Stellenwert und wird aktiv gelebt.
• Prävention & Gesundheit Sie finden bei uns nicht nur ein hohes Arbeitsschutzniveau, sondern auch vielfältige Angebote zur Erhaltung und Förderung Ihrer Gesundheit. Dazu zählen z.B. ergonomische Arbeitsplätze, Rücken- und Entspannungstrainings, ein jährlicher Gesundheitstag und Grippeschutzimpfungen.
• Nachhaltigkeit Uns ist der ökologische Fußabdruck wichtig. Die E-Akte ist ein Kernstück der Digitalisierung, denn sie löst Papierdokumente ab und trägt dazu bei, den Papierverbrauch zu reduzieren. Durch weitere Initiativen zum Energiesparen leisten wir alle einen aktiven Beitrag zu einem ressourcenschonenden Arbeitsalltag.